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2019年9月 2日 (月)

「グーグル、モルガン・スタンレーで学んだ 日本人の知らない会議の鉄則」を読んだまとめ

以前、自分の会社の会議にかかる人件費がどれほどかかっているか、計算したことがありましたが、そのとき会議のやり方の本でも読もうかと思っていたのですが、ついこの間ようやく、そのような本を読めたので、そのまとめや感想になります。

読んだ本は「グーグル、モルガン・スタンレーで学んだ 日本人の知らない会議の鉄則」(ピョートル・フェリクス・グジバチ著 ダイヤモンド社)という本になります。

会議を円滑に進め、いかに会議の生産性を上げるかの説明が著者自身の実例とともにまとめられています。文章もとても読みやすく、どんどん読めてしまいます。会議・ファシリテーションだけでなく、チーム作りについても触れられています。

この本を読んで「会議を効率化しよう」というのは、一人では無理があるので、同志を探して、係や課などの単位で、効率化を進められるようにした方が良いと思います。

以下は、本書の気になったところのまとめです。

会議について

1.会議は、ゴールを決めないといけない

この会議の目的は

  1. 意思決定
  2. アイデア出し
  3. 情報共有
  4. チームビルディング

のどれなの?という話です。

自分自身の経験の中で、良くある会議は、情報共有の会議だったのに、途中から上長が「これについて、アイデアないか?」みたいなことを言って、いつの間にかアイデア出しの会議になり、みんな急にアイデア出せなんか言われても、そんなすぐ出せるわけないので、時間だけがたって、終いには話を振った上長が「てめぇら、なんも考えずに仕事しているのか(怒)」となったりしています。
そうならないように、ゴールを決めましょうという話。

2.一度で全部決めて先送りしない

決めることは、会議中に決めてしまおうって話です。会議に出ていない人の意見が必要な時は、電話をしてでも聞いてしまおう、連絡がとれなかったら、次の会議にまでに誰が何をすべきかは落とし込もうということです。

確かに、無駄な会議だと、それは次回にみたいな感じで、ズルズル先延ばしになりますね。

3.ただ「やれ」というような会議はしてはいけない

相手がやってみたいと思う資料を作るべきであり、必ず聞き手からの質問の時間を作るべき。

参加者が納得するような会議にしていかないといけないということですね。ひどいと急に会議に呼ばれて、「やれやれ、これやれ」みたいで、ただ言われるだけ(言えない)会議も経験しました。

4.成果の高いチーム

チーム内で均等にお互いに意見を気兼ねなく言える。相手の気持ちを汲み取り、思いやれるのが成果の高いチーム。
無駄な会議は、大抵独裁者(その会議で一番職位が高いやつ)がいて、そいつの気に入らない意見なんか言えませんものね。

5.生産的な会議にする方法

アウトプットを出すのに、最少の人数で短時間で会議をする。
無駄に、人を集めても人件費の無駄ですし、時間もそうですよね。

 

以下は、本書でまとめられている、会議やチーム作りをいかにして、進めれば良いかのまとめです。

会議の生産性を最大化する鉄則

1.アジェンダには、議題の他、ゴール、重要性、時間配分を書く

  • 議題の他、会議の冒頭に最初にチェックイン、最後にまとめの時間を設ける
  • 議題は、進捗や報告などのオペレーショナルなものを持ってきて、後半に創造的なものを持ってくる

2.会議の前日の午前中にはアジェンダを参加者に共有する。

  • 当日に急に渡されても、分かりませんものね。

3,資料は、一か所にまとめておく

  • 各人のPCなどのローカル環境やメール添付ではなく、クラウド上など一カ所に置くようにする。

4.会議での役割は職位などで固定にしないで、ローテーション制する。

役割

  1. オーナー(マネージャー)
  2. ファシリテーター
  3. タイムキーパー
  4. ノートテイカー(議事録係)

※タイムキーパーは、タイムウォッチなどで、機械的にアラームを鳴らすようにする。

5,会議の冒頭のチェックインでは、全員が発言する

  • 内容は、自己紹介(自身状態、気持ち)、議題に関する感想、近況、議題には載っていないけど重要なこと、などを手短に発表

6.プレゼンでは、紙は一枚も配らず、スライドに集中させる

7.各議題の予定時間は小刻みに設定する

5分単位ぐらいを目安にする

  • 議題がない、議題の優先度がいずれも低い場合には、会議を無しにしてしまうなど、ルールも決めておく。

8.次回の会議に決めることになったものは、2日前までに共有するようにする

9.定期的に会議の見直しを議題にする

  • 「個人」への非難はせず、チーム全体の改善のためになされるものにする。
  • 不要な会議は、とりあえずやめてしまう。

ファシリテーションの鉄則

1.会議前にファシリテーターは、会議のオーナーと議題の時間配分と優先順などをプレミーティングしておく。

2.感情レベルの葛藤を引き起こしそうなときは、その恐れを明確にすることで、事前に取り除く。

※どのようなときも発言は建設的にが、ファシリテーターの基本の心構え

3.議論を引き出すために、氏名にランダムさを取り入れることで、メンバーが真剣に参加するようになる

4.質問は「状況」をより明確にするようにする

5.選択肢を並べて、それぞれのメリット・デメリットを書き出す

6.複雑な議題の場合、キーマンに事前に意見を聞いて、3案用意して、メリット・デメリットもわかる範囲で整理してそれを基に議論する。

7.しかめっ面で、支配的な雰囲気を作り出してしまう人は、どれだけ役職が高くてもファシリテーター失格

8.感情レベルの葛藤(対立)が生じそうなときは、場の空気を壊す仕掛けを作っておく。

※本文中ではコップの水をわざとこぼすという例が載っていました。

決められない会議のためのトラブルシューティング

1.結論を未だすべきかでもめる

  1. 複雑系の議題・・・仮説を絞り込まず行動する、PDCAサイクルを短期で回す
  2. 煩雑系の議題・・・まず慎重に分析して、その後対応する
  3. カオス系の議題・・・トップダウンで即行動
  4. 単純系の議題・・・即行動

2.議題を蒸し返される

six thinking hats(6つの帽子思考法)を用いる

  1. 白・・・客観的な事実とデータに基づいて考える
  2. 赤・・・感情的な視点から考える
  3. 黒・・・批判的に弱点を考える
  4. 黄・・・楽観的・肯定的に考える
  5. 緑・・・創造的に新たな視点から考える
  6. 青・・・考えのプロセスを構成し、調整的に考える

3.論点がずれる

  • アジェンダに無いことは、「次回の会議にしましょうか」などと建設的に聞く

4.言われたことをやっていない

  • 建設的にやっていない理由を根気強く問いかけ、原因を明らかにする

5.意見が最後まで割れる

  • 全会一致は時間の無駄
  • 個人的には賛成できなかったとしても、成功に繋がるように「言いたいことは、全部言った」ようにする。

根回しの鉄則

1.会議以外のコミュニケーションが無い場合、会議と会議の間にコミュニケーションがとれるようにする

2.根回しする際は「上司の上司の目線で、上司の成功の定義を明確にすると突破口が見いだせる

3.情報共有して、社内政治を行わないようにする

4.ごますりでなく、信頼関係が必要

チーム作りの鉄則

1.生産性を上げるには、チーム内の心理的安全性を高める必要がある

2.ネガティブな発言でも歓迎する

3.マナージャーが率先して、本音(弱み)を見せるようにする

  • 「悲しい」「困った」も自分が感じたことは、そのままメンバーに伝えて、メンバーからも伝えてもらう

4.全ての文句は依頼事と考える

5.定期的に愚痴会を開く

6.メンバーの失敗は、個人の失敗ではなく、プロセスの失敗なのだから、犯人捜しをせずに、何が原因だったのか、調べる方が良い。

7.始末書をなくして、仕組みに問題が無いか、調べた方が良い

8.マネージャーに必要な資質

  1. やさしさ
  2. 厳しさ
  3. ユーモア

9.不機嫌では人は動かない

10.年下からも学べ

11.根性論では、チームはまとまらない

12,どのような行動にも意味がある

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